Wer muss in Österreich eine Rechnung ausstellen – und bis wann?
Nach § 11 Abs. 1 UStG 1994 muss eine Rechnung ausgestellt werden, wenn an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person geliefert oder geleistet wird, sowie für steuerpflichtige Werklieferungen und grundstücksbezogene Leistungen an Private. Die Frist dafür beträgt sechs Monate nach Ausführung der Leistung.
Zwei Fälle haben kürzere Fristen: Bei einer sonstigen Leistung an ein EU-Unternehmen, bei der die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht (Art. 196 MwStSystRL), muss die Rechnung bis zum 15. des auf die Leistung folgenden Monats ausgestellt werden – ebenso bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung (Art. 11 Abs. 1 BMR).
Pflichtangaben auf der Rechnung (§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994)
Eine vollständige Rechnung über 400 Euro (siehe Kleinbetragsrechnung unten) braucht folgende Angaben:
| lit. | Pflichtangabe |
|---|---|
| a | Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers |
| b | Name und Anschrift des Abnehmers; bei einem Bruttobetrag über 10.000 Euro an ein anderes Unternehmen zusätzlich dessen UID-Nummer |
| c | Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang der Leistung |
| d | Tag der Lieferung/Leistung oder der Leistungszeitraum (Leistungsdatum – bei Fakturcho immer angeführt) |
| e | Entgelt und anzuwendender Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf |
| f | Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag |
| g | Das Ausstellungsdatum |
| h | Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer |
| i | Die UID-Nummer des leistenden Unternehmers, außer bei Kleinunternehmern oder rein unecht steuerbefreiten Umsätzen |
Bei mehreren Steuersätzen müssen Entgelt und Steuerbetrag je Satz getrennt ausgewiesen werden (§ 11 Abs. 5 UStG 1994). Rechnet die Rechnung in einer Fremdwährung ab, muss der Steuerbetrag zusätzlich in Euro angegeben werden (§ 20 Abs. 6 UStG 1994) – Fakturcho druckt dafür eine eigene Zeile mit dem EZB-Kurs.
Kleinbetragsrechnung: vereinfachte Angaben bis 400 Euro
Beträgt der Gesamtbetrag höchstens 400 Euro brutto, oder stammt die Rechnung von einem Kleinunternehmer, genügen nach § 11 Abs. 6 UStG 1994 Ausstellungsdatum, Name und Anschrift des Ausstellers, Menge und Bezeichnung der Leistung, das Leistungsdatum, der Bruttobetrag samt Steuerbetrag in einer Summe und der Steuersatz. Name/Anschrift des Empfängers, Rechnungsnummer und UID sind dann nicht nötig.
Ausgenommen sind grenzüberschreitende Fälle wie innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse-Charge-Leistungen ins EU-Ausland und Dreiecksgeschäfte – dort ist immer die vollständige Rechnung nötig. Fakturcho druckt ohnehin immer die vollständige Rechnung; die Vereinfachung ist rein optional.
Umsatzsteuersätze in Österreich 2026
| Satz | Wofür |
|---|---|
| 20 % | Regelsteuersatz (§ 10 Abs. 1 UStG 1994) |
| 13 % | z. B. Kunst, Kultur, Sportveranstaltungen, Inlandsflüge (§ 10 Abs. 3, Anlage 2) |
| 10 % | z. B. Lebensmittel, Bücher, Restaurantessen, Wohnraummiete, Personenbeförderung (§ 10 Abs. 2, Anlage 1) |
| 4,9 % | Neu ab 1. Juli 2026: Milch, Eier, bestimmtes Obst/Gemüse, Reis, Mehl, Brot u. a. Grundnahrungsmittel nach Anlage 3 (§ 10 Abs. 1a UStG 1994) |
| 0 % | Steuerbefreite, reverse-charge- und innergemeinschaftliche Umsätze |
Wohnraumvermietung ist mit 10 % steuerpflichtig, nicht steuerbefreit (§ 6 Abs. 1 Z 16 UStG 1994 nimmt sie ausdrücklich aus). Die frühere 0-%-Regelung für Photovoltaikmodule ist ausgelaufen und gilt 2026 nicht mehr.
Sonderfall Jungholz/Mittelberg: Unternehmer mit Sitz oder Betriebsstätte in diesen beiden Tiroler bzw. Vorarlberger Gemeinden verrechnen 19 % statt 20 % als Normalsteuersatz (§ 10 Abs. 4 UStG 1994) – die ermäßigten Sätze bleiben gleich. Ausgenommen sind die Lieferung und Vermietung von Kraftfahrzeugen an Empfänger mit Wohnsitz oder Sitz im übrigen Österreich sowie Umsätze an die Betriebsstätte eines Unternehmers außerhalb dieser beiden Gebiete – dort gilt weiterhin 20 %. Fakturcho bietet dafür im Ausstellerprofil ein eigenes Kontrollkästchen, das anhand der Postleitzahl (6691, 6991, 6992, 6993) vorausgewählt wird.
Kleinunternehmerregelung: bis wann keine Umsatzsteuer?
Seit 1. Jänner 2025 gilt die Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 bis zu einem Bruttoumsatz von 55.000 Euro im vorangegangenen und im laufenden Kalenderjahr. Wird die Grenze um höchstens 10 % überschritten, bleibt die Befreiung bis Jahresende bestehen; bei einer größeren Überschreitung endet sie sofort mit dem betreffenden Umsatz.
Ein Kleinunternehmer stellt Rechnungen ohne gesonderten Steuerausweis aus und braucht dafür keine UID-Nummer. Fakturcho trägt dafür automatisch den Hinweis „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994." ein, statt einer Umsatzsteuerzeile.
Wichtig: Verkauft ein Kleinunternehmer Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, liegt der Leistungsort im Ausland (§ 3a Abs. 6 UStG 1994) – dafür braucht es dann doch eine UID-Nummer und die Reverse-Charge-Regeln gelten.
Reverse Charge und innergemeinschaftliche Geschäfte
Geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über (§ 11 Abs. 1a UStG 1994), darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden; stattdessen müssen die UID-Nummer des Empfängers und ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft aufscheinen. Das betrifft vor allem:
- EU-B2B-Dienstleistungen: Leistungsort beim Empfänger (§ 3a Abs. 6 UStG 1994), Steuerschuld nach Art. 196 MwStSystRL – Rechnung bis zum 15. des Folgemonats, zusätzlich Meldung in der Zusammenfassenden Meldung (ZM).
- Innergemeinschaftliche Lieferungen: steuerfrei nach Art. 6 Abs. 1 iVm Art. 7 UStG 1994, beide UID-Nummern müssen aufscheinen.
- Inländisches Reverse Charge: u. a. Bauleistungen (§ 19 Abs. 1a), Sicherungsübereignungen (§ 19 Abs. 1b), bestimmte Elektronik/Metalle (§ 19 Abs. 1d) und Mobiltelefone/Emissionszertifikate (§ 19 Abs. 1e).
Fakturcho wählt die passende Formulierung automatisch: für grenzüberschreitende EU-Dienstleistungen die Art.-196-Formulierung, für inländische Fälle die gewählte oder eine allgemeine § 19-UStG-Formulierung, und für innergemeinschaftliche Lieferungen den Art.-6/7-BMR-Hinweis.
Firma, Firmenbuch und Rechtsform auf Geschäftsbriefen (UGB § 14)
Jedes im Firmenbuch eingetragene Unternehmen – vom Einzelunternehmen (e.U.) über OG und KG bis zur GmbH – muss auf Geschäftsbriefen an einen bestimmten Empfänger die Firma, Rechtsform, den Sitz und die Firmenbuchnummer sowie das Firmenbuchgericht angeben (§ 14 Abs. 1 UGB). Ein unregistrierter Einzelunternehmer (etwa unter den Schwellenwerten des § 189 UGB) braucht das nicht – hier genügen Name und Anschrift nach § 11 UStG.
Fakturcho verlangt Firmenbuchgericht und Sitz automatisch, sobald eine Firmenbuchnummer im Ausstellerprofil eingetragen wird, und druckt beides zusammen mit der UID-Nummer im Rechnungsfuß.
Rechnungskorrektur und Gutschrift
In Österreich ist „Gutschrift" ein eigener rechtlicher Begriff: Sie bezeichnet ein Dokument, mit dem der Empfänger einer Leistung selbst abrechnet (§ 11 Abs. 7 UStG 1994), nicht eine nachträgliche Korrektur durch den leistenden Unternehmer. Ein Korrekturdokument, das der Verkäufer selbst ausstellt, sollte daher nie „Gutschrift" heißen – Fakturcho nennt es „Rechnungskorrektur" – auch bei einer vollständigen Stornierung – und einen nachträglichen Zusatzbetrag „Nachtragsrechnung" (nicht die deutsche „Belastungsanzeige").
Jede Korrektur verweist auf die Nummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung und nennt den Korrekturgrund.
E-Rechnung: für wen ist sie in Österreich Pflicht?
Für B2B- und B2C-Rechnungen gibt es 2026 in Österreich keine E-Rechnungspflicht; ein PDF gilt als elektronische Rechnung, sofern der Empfänger zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG 1994). Für Bundes-Auftraggeber (B2G) sind strukturierte E-Rechnungen dagegen bereits seit 2014 verpflichtend, per USP.gv.at oder PEPPOL, in den Formaten ebInterface oder Peppol-UBL.
Ab 1. Juli 2030 wird die strukturierte E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze nach der EU-Richtlinie 2025/516 (ViDA) verpflichtend; ein früherer nationaler Termin wurde bisher nicht angekündigt.
Fakturcho erzeugt für österreichische Rechnungen auf Wunsch eine allgemeine UBL-XML-Datei; ein eigenes Format für die Einreichung an Bundesbehörden (ebInterface/PEPPOL) bietet Fakturcho aktuell nicht an.
Aufbewahrung und Registrierkassenpflicht
Rechnungen sind sieben Jahre aufzubewahren (§ 11 Abs. 2 UStG 1994, § 132 BAO). Die Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO) betrifft nur Barumsätze – dazu zählen auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen vor Ort, aber nicht Überweisungen. Fakturcho ist keine Registrierkasse und ersetzt daher keine RKSV-konforme Kasse für Barzahlungen.